Bent u al klaar voor SEPA, het nieuwe betalingsverkeer?
Wat is SEPA?
Single Euro Payments Area oftewel SEPA staat voor een gebied van meer dan 30 Europese landen, waaronder Nederland, met 1 betaalmarkt. Overschrijvingen, incasso’s en batchbetalingen tussen de meeste Europese landen zijn binnen dit gebied net zo makkelijk uit te voeren als een binnenlandse betaling.
Per 1 februari 2014 moet iedereen over zijn op SEPA. Vanaf die datum werken de nationale girale betaalproducten en automatische incasso niet meer, ongeacht of je in eigen land of naar andere landen betaalt of geld wilt ontvangen. Elke onderneming die wil blijven betalen of geld wil ontvangen, zal voor die datum klaar moeten zijn met de aanpassingen die de overgang vraagt. Dit geldt dus niet alleen voor ondernemingen die met het buitenland handel drijven.
Wat betekent SEPA voor u?
U moet rekening houden met ingrijpende veranderingen voor uw bedrijf. Deze brengen veel werk met zich mee. U moet nieuwe standaarden als IBAN, Europese overschrijvingen en incasso’s namelijk in uw bedrijf doorvoeren: van de administratie van uw bedrijfssoftware tot uw briefpapier.
Stappenplan
Hieronder geven wij u een handig stappenplan om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wat u moet doen en hoe u de overgang moet aanpakken is afhankelijk van de aard en omvang van u organisatie. Begin daarom zo snel mogelijk met het maken van de analyse.
Stap I Bereid u goed voor
Begin de overgang op SEPA met een goede voorbereiding, dat kunt u doen met onderstaande informatie. Maak vervolgens een plan de campagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder meer rekening met het volgende:
- Controleer wanneer uw software SEPA-proof is;
- Controleer wanneer en hoe uw bank overgaat;
- Laat al uw klanten, relaties en medewerkers op tijd weten wat uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden.
Stap II Zet alle bankrekeningen van uzelf én uw relaties om naar IBAN en BIC
Verzamel uw eigen bankrekeningnummer(s) en die van al uw klanten, relaties en medewerkers. Zet deze vervolgens om naar het IBAN (International Bank Account Number) en verzamel meteen de BIC (Bank Identifier Code) . Dit kunt u makkelijk doen via de IBAN BIC Service. Als u zich op deze site registreert voor de IBAN BIC Multichecker kunt u meerdere nummers in een bestand in 1 keer converteren . Zo kunt u alles makkelijk in uw bedrijfssoftware aanpassen.
Stap III Pas uw factuurlay-out, briefpapier en andere communicatiemiddelen aan
Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u moet overal uw communicatiemiddelen aanpassen. Doe het volgende:
- Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en voeg uw BIC toe.
- Vermeld in het geval van incasso het nieuwe incassant-ID.
Stap IV Stap over op Europese overschrijvingen/betaalopdrachten
Maak de overgang naar Europese overschrijvingen/betaalopdrachten. Doet u veel buitenlandse betalingen in Euro’s in de Euro-zone? Dan kunt u kosten besparen door zo snel mogelijk hierop over te stappen.
Stap V Stap over op Europese incasso
- Maak een keuze tussen standaard of zakelijke incasso;
- Sluit een nieuw Europees incassocontract af met uw bank;
- Voorzie zowel nieuwe als lopende standaard incassomachtingingen van:
- het incassant-ID;
- het kenmerk;
- het IBAN;
- de datum van ondertekening (gebruik voor lopende incasso’s de datum 01-11-2009);
- Voor zakelijke incasso’s moet de debiteur een nieuwe machtiging tekenen die ook bij zijn of haar bank moet worden geregistreerd. Voorzie deze nieuwe zakelijke incassomachtingingen van:
- het incassant-ID;
- het kenmerk;
- het IBAN;
- de datum van ondertekening;
- Bewaar mandaatinformatie digitaal én schriftelijk in uw administratie.
Nog vragen of ondersteuning nodig bij het inventarisatie- en uitvoeringsproces? Wij helpen u daar graag bij!