Werknemers ontvangen ‘loon’, maar niet van de werkgever

Hoe dien je om te gaan met voordelen die werknemers krijgen van derden? Moet je daar als werkgever loonbelasting over betalen en zo ja wie betaalt dat dan? Of is een werknemer zelf verantwoordelijk voor deze ontvangsten? Voor een werkgever is het vaak moeilijk om deze ontvangsten te achterhalen, maar naast het feit dat dit van belang is voor de inhoudingsplicht als werkgever, is dit ook van belang in verband met de werkkostenregeling.

In de werkkostenregeling mag je 1,2 % van de loonsom onbelast aan werknemers vergoeden. Maar wanneer je boven deze ‘vrije ruimte’ uitkomt betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Inhoudingsplichtige van loon

Door het ruime loonbegrip van loon; ‘Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking’  kunnen voordelen van derden ook tot het loon behoren. Op zo’n moment zal er bepaald moeten worden of de werkgever de inhoudingsplichtige is. Werkgever is uiteraard inhoudingsplichtige van de door hemzelf verstrekte lonen en presentjes zoals een kerstpakket. Wanneer een kerstpakket is aangewezen als eindheffingsbestandsdeel zal dit onbelast in de vrije ruimte vallen, mits je de vrije ruimte nog niet hebt overschreden.

Fooien en dergelijke voordelen van derden zullen anders worden bekeken. Zo zal er gekeken moeten worden of er bij het bepalen van het loon rekening is gehouden met dit betreffende voordeel. Zo ja dan zal de werkgever als inhoudingsplichtige worden gezien. Werknemer is op dat moment verplicht om schriftelijk de ontvangsten mee te delen aan de werkgever.

Voor horecapersoneel gelden speciale regels. Hier wordt eerst gekeken of de werknemer minder loon ontvangt dan waar deze recht op heeft. Is dit het geval dan zal het verschil worden aangevuld door de fooien. De loonheffing moet dan worden betaald over het loon waar de medewerker in totaal recht op heeft. Wanneer er geen verschil is, zal werkgever niet inhoudingsplichtige zijn, maar dient de werknemer hier zelf zorg voor te dragen door middel van het aangeven van inkomsten in de inkomstenbelasting.

Wanneer werknemer verstrekkingen ontvangt waar de werkgever geen inhoudingsplichtige van is, dan zijn er twee mogelijkheden. Dit doordat er iets verstrekt wordt en niet vergoed. De verstrekker kan, indien deze zelf ook werkgever is, deze verstrekking aanmerken als een verstrekking die voor dezelfde gelegenheid wordt gegeven als aan de eigen werknemers. De verstrekker betaalt dan 45% eindheffing over een waarde tot € 136,-, verstrekkingen met een hogere waarde dienen tegen 75% afgerekend te worden. De tweede mogelijkheid is dat de werknemer dit zelf aangeeft in de inkomstenbelasting. Voor een vergoeding, bijvoorbeeld een bonus, dient de werknemer dit helaas altijd zelf aan te geven.

Als laatste kijken we nog even naar de informatieplicht die u als werkgever heeft wanneer u een vergoeding of verstrekking aan iemand geeft die niet bij u in dienst is, maar ook geen fictieve dienstbetrekking bij u heeft. Hierbij valt te denken aan sprekers, thuiswerkers, bestuurders van verenigingen en stichtingen. Op dat moment vergoedt of verstrekt u aan derden. Wanneer dit van toepassing is dient u een opgaaf te doen aan de belastingdienst, met het zogenaamde IB-47 formulier.

Al met al een lastige materie die voor u als werkgever soms erg verwarrend kan zijn. Wanneer u dan ook nog vragen heeft kunt u contact opnemen met ons kantoor. Wij staan u graag te woord.